Qué documentos pedir al comprar concreto

El concreto se descarga en una hora y se discute durante meses; lo único que sostiene esa discusión son los papeles. Cinco documentos separan una compra ordenada de una compra que no se puede reclamar: cotización, orden de compra, boleta de entrega, factura y resultados de ensayo.

1. La cotización escrita

Una cotización que sirve dice, como mínimo: resistencia en PSI, asentamiento, tamaño máximo del agregado en pulgadas, volumen, precio unitario, si el flete está incluido, mínimo de despacho, tiempo de descarga incluido y costo de la espera, condiciones de bombeo, recargos por horario, vigencia del precio y forma de pago.

Si un dato no está, pídalo antes de aceptar. Una cotización incompleta no es un ahorro de tiempo: es un desacuerdo aplazado hasta el día de la fundición.

2. La orden de compra

Es el documento que convierte la cotización aceptada en compromiso. Debe repetir las condiciones técnicas y comerciales, agregar la dirección exacta de la obra —en la capital, con zona, del tipo 18 Calle 24-69 Z.10—, la fecha y ventana horaria, el nombre de quién recibe en obra y sus datos de facturación con NIT.

Todo lo que se acordó por teléfono y no está aquí, no existe. Si le prometieron un margen de tolerancia en el volumen o una condición especial de horario, que quede escrito antes de firmar.

3. La boleta de entrega: el documento clave

Viene con cada camión y se entrega antes de descargar. Según la NTG 41068 debe llevar once datos:

1. Nombre de la empresa y de la planta.
2. Número de serie de la boleta.
3. Fecha.
4. Número del camión.
5. Nombre del comprador.
6. Designación específica de la obra.
7. Clase de concreto o designación de la mezcla.
8. Metros cúbicos despachados.
9. Hora de carga, hora de llegada y hora de inicio de descarga.
10. Agua agregada en obra, con las iniciales de quien la agregó.
11. Peso total de los materiales.

Además, si el comprador lo solicita, la norma prevé información adicional: la lectura del contador de revoluciones en el momento de la primera adición de agua, y el tipo, marca y cantidad de cemento.

Revise la boleta con el camión todavía cargado. Si la clase de concreto no es la que pidió, o si las horas no cuadran, ese es el momento de decidir, no después. Firme anotando la hora real y quédese con su copia.

4. La factura

A nombre o razón social del comprador y con el NIT correcto. Verifique que el detalle coincida con lo entregado: metros cúbicos, resistencia, y los cargos aparte de flete, bombeo, espera o recargo de horario.

Corregir una factura mal emitida es un trámite que consume tiempo. Dé los datos fiscales desde la cotización y confírmelos antes del primer despacho.

5. Los resultados de ensayo

Si su obra lleva control de calidad, los informes de resistencia son parte del expediente. Conviene tener claro cómo se leen antes de recibirlos:

• La edad de ensayo es 28 días, salvo que se especifique otra.
• Un «ensayo» es el promedio de dos cilindros, no un cilindro suelto. Un cilindro bajo por sí solo no es un incumplimiento.
• El criterio de aceptación pide que el promedio de tres ensayos consecutivos sea igual o mayor que f'c, y que, con f'c de hasta 5000 psi (35 MPa), ningún ensayo individual quede más de 500 psi (3.5 MPa) por debajo. Con f'c mayor a 5000 psi, ninguno debajo de 0.90 f'c.
• La frecuencia mínima: no menos de un ensayo por cada 115 m³ producidos, cada uno de una amasada distinta, y al menos un ensayo de resistencia por día por cada clase de concreto.
• La muestra preliminar se toma después de descargar no menos de ¼ m³.

Pida también que el laboratorio tenga alcance acreditado ante la OGA para los ensayos que le interesan. La acreditación se otorga por alcance, es decir, por ensayos concretos, no al laboratorio entero: pregunte por el alcance, no por el sello.

Cómo se archiva todo esto

Una carpeta por obra, ordenada por fecha, con la cotización y la orden de compra al frente y las boletas de entrega en secuencia. Fotografíe cada boleta el mismo día: el papel térmico se borra y las boletas se pierden.

Anote junto a cada boleta lo que la boleta no dice: la hora en que terminó la descarga, si llovió, si hubo espera y por qué, si se tomaron cilindros y cuántos. Ese registro es el que después explica un resultado.

Si hay que reclamar

El reclamo empieza por lo escrito: qué se pidió, qué llegó, a qué hora y qué dice la boleta. Con eso se habla con la concretera. Para lo que sea materia de consumo, la autoridad es la DIACO, del Ministerio de Economía, bajo la Ley de Protección al Consumidor y Usuario (Decreto 06-2003), que además obliga al libro de quejas y a exhibir los precios finales en quetzales.

Sin rodeos: un reclamo sin boletas es una conversación sin pruebas. Los papeles no se piden cuando aparece el problema; se piden camión por camión, desde el primero.

Documentos que sólo aplican a algunas obras

No todas las compras los necesitan, pero cuando aplican hay que pedirlos desde la cotización y no después:

• Diseño de mezcla. En obras con supervisión formal se suele exigir el respaldo del proporcionamiento para la clase de concreto contratada.
• Especificación del cemento. Si su obra requiere un desempeño particular —por ejemplo moderada o alta resistencia a sulfatos (MRS, ARS), o bajo calor de hidratación (BCH)— tiene que quedar escrito. Sin tipo especificado aplica el UG, de uso general.
• Registro de aditivos. Qué aditivo lleva la mezcla y para qué, sobre todo si se pidió mayor asentamiento o retardo de fraguado.
• Constancia del laboratorio. Con el alcance acreditado, el método de muestreo y la identificación de los cilindros.
• Bitácora de obra. Donde queden anotadas la hora de cada camión, las condiciones del clima y cualquier incidencia durante la fundición.

Pedir estos papeles al final del proyecto casi nunca funciona. Pídalos en el momento en que se generan.

Antes de pedir cotización: Cinco errores caros al comprar concreto (y cómo evitarlos), Cómo comparar cotizaciones de concreto sin equivocarse y Concreto premezclado en Mixco, Villa Nueva y el área metropolitana.